El registro de jornada laboral en España: claves para adaptarse en 2025 y evitar multas de hasta 10.000 €

La obligación de registrar la jornada laboral en España, vigente desde mayo de 2019, se ha ido reforzando con nuevas leyes sobre teletrabajo, planes de igualdad, derecho a la desconexión digital y —muy pronto— con un sistema de control 100 % digital y sanciones que podrán alcanzar 10.000 € por persona trabajadora afectada.

Cumplir el registro horario ya no es solo una formalidad: la Inspección de Trabajo impuso más de 20 M € en multas en 2024 y, con la futura jornada de 37,5 h, el control será aún más estricto. A continuación tienes una guía actualizada (junio 2025) para adaptar el sistema de fichajes de tu empresa y evitar sanciones.

1. Marco legal vigente (2025)

1.1 Registro diario obligatorio

• Real Decreto-ley 8/2019 añadió el art. 34.9 al Estatuto de los Trabajadores y dio dos meses a las empresas (12 de mayo de 2019) para implantar el registro.

• El registro se mantiene en todos los sectores y tamaños de empresa, sin excepciones.

1.2 Teletrabajo y derecho a la desconexión

• Ley 10/2021 exige que el sistema de registro refleje fielmente la jornada de los empleados a distancia.

• El art. 18 de esta ley y la LO 3/2018 reconocen el derecho a la desconexión digital; las infracciones pueden ser sancionadas con hasta 7.500 €.

1.3 Planes de igualdad y registros salariales

• Real Decreto 901/2020 obliga a inscribir los planes de igualdad y coordinar sus datos con el registro horario para acreditar medidas de conciliación.

1.4 Próxima reforma 2025

• El anteproyecto que acompaña la reducción de la jornada máxima a 37,5 h semanales prevé un registro 100 % digital, interoperable, accesible en tiempo real para la Inspección y para la representación legal de los trabajadores.

2. ¿Quién está obligado?

Todas las empresas, incluidas micro-PYMES, autónomos con personal contratado y cooperativas de trabajo asociado, deben llevar un registro diario individualizado para cada trabajador, presencial o remoto, a tiempo completo o parcial.

3. Requisitos del registro (check-list 2025)

4. Régimen sancionador actualizado

5. Próximos cambios clave (anticiparse en 2025)

• Digitalización obligatoria del registro con sellado de tiempo y firma biométrica o equivalente.
• Interoperabilidad: exportación en formato estándar para cruces con Seguridad Social y Hacienda.
• Monitorización en tiempo real por la ITSS para detectar horas extra no declaradas.
• Multa por trabajador y no por centro de trabajo.
• Refuerzo del derecho a la desconexión: llamadas o mensajes fuera de jornada podrán considerarse infracción autónoma.

6. Buenas prácticas para evitar sanciones

6.1 Implantar software homologado

Escoge herramientas que generen registros inalterables, sellados con UTC y exportables a CSV/PDF. Alinea estas soluciones con tu política de RGPD y planes de igualdad.

6.2 Políticas internas y formación

Actualiza el reglamento interno, define protocolos de fichaje en remoto y forma a mandos intermedios sobre límites de jornada y desconexión.

6.3 Auditorías preventivas

Revisa cada trimestre la coherencia entre registro horario, nóminas y cotizaciones; documenta el proceso para la Inspección.

6.4 Conservar y organizar evidencias

Guarda los registros (físicos o digitales) al menos 4 años y asegúrate de que sean fácilmente localizables —la ITSS puede pedirlos sin previo aviso.

7. Conclusión

El control horario en 2025 exige pasar de simples hojas de Excel a sistemas digitales, trazables y disponibles en tiempo real. Adaptarse ahora no solo evita multas astronómicas: también mejora la gestión del talento y la imagen de la empresa. Si necesitas ayuda para implantar o auditar tu sistema de registro en Oviedo, Asesoría Buenavista puede acompañarte en el proceso.